5 sposobów na planowanie czasu

Jak ważne jest planowanie czasu, swojej przyszłości i działań, które mają nas prowadzić do z góry założonego celu, nie trzeba już chyba nikomu wyjaśniać. Warto jednak podkreślić, że nie wystarczy lista zadań „na jutro”, żeby osiągnąć sukces w swoich zamierzeniach. Nasz plan musi obejmować znacznie więcej – całe tygodnie, miesiące i lata. I warto zabrać się do jego tworzenia już teraz.

Jest takie powiedzenie, że sama podróż jest przyjemniejsza, niż osiągnięcie celu. I zapewne tak samo jest z życiem – bardziej cieszą nas sukcesy dnia codziennego, niż moment, kiedy jesteśmy już starzy, za to udało nam się osiągnąć, przeżyć i doświadczyć choćby dużej części tego, co sobie zaplanowaliśmy.

Dlatego też każdego z nas, już teraz powinno interesować planowanie czasu – ale nie tylko to proste, na następny dzień czy dwa.

1. Planowanie czasu bieżącego – następnego dnia czy tygodnia

Ten sposób jest najłatwiejszy i w różnej formie praktykuje go w zasadzie każdy. Nawet, jeśli zadań i celów na następne kilka dni nigdzie nie zapisujemy, to cały czas mamy je gdzieś tam w pamięci – i w miarę możliwości realizujemy.

Z punktu widzenia „tu i teraz”, jest to najważniejszy sposób planowania. Dotyczy w końcu spraw aktualnych, najważniejszych dla nas w danym momencie, czy też rzeczy, które po prostu muszą być zrobione: opłacenia rachunków, wykonania prezentacji do pracy, nauczenia się na egzamin.

Jest za to najmniej istotne z punktu widzenia planowania naszego życia jako takiego, w całości. Dlatego już na tym etapie należy dokonywać porządnej selekcji, nie przeciążając się zadaniami nie mającymi w dalszej perspektywie większego znaczenia, za to stawiając nacisk na dające nam wymierne efekty na przyszłość.

2. Jak planować krótkoterminowo – miesiąc

Tutaj już większość z nas ogranicza się do krótkich zapisków w rodzaju „imieniny cioci”, „zapłacić rachunek za prąd”, „zamówić ekipę do remontu kuchni”, i tak dalej. I to jest pierwszy błąd, ciągnący niestety za sobą kolejne.

Jeżeli nie mamy choćby ramowego planu, co w danym miesiącu chcemy osiągnąć – na przykład „podjąć się negocjacji podwyżki” – to nie wiemy też, czy przypadkiem do tych bieżących planów nie powinniśmy jednak czegoś ważnego dodać. W podanym przykładzie będzie to między innymi:

zebranie argumentów za tym, że nasza efektywność wzrosła;
napisanie i nauczenie się wyjaśnienia, czemu uważamy, że aktualna pensja przestała być adekwatna do naszych obowiązków czy do dochodów firmy z tego, co robimy;
przećwiczenie negocjacji, wraz z przemyśleniem jak odpowiedzieć na ewentualne argumenty szefa;
umówić się z przełożonym i zarezerwować sobie czas na spokojną rozmowę.

Krótkoterminowe plany są też o tyle ważne, że na ich podstawie można zdecydować, z których bieżących zadań spokojnie możemy zrezygnować, bo ani nie prowadzą do bardziej odległych celów, ani pozbycie się ich z rozkładu dnia nie wpłynie negatywnie na nasze dalsze zamierzenia.

3. Planowanie czasu średnioterminowe – całego roku

Mamy akurat początek roku i większość ludzi robi sobie listy planów „na cały 2015 rok”. Jednak w tym punkcie chodzi o coś zupełnie innego. Typowa lista noworocznych postanowień zawiera co najwyżej parę punktów w rodzaju:

zrzucić 10 kilogramów
przestać palić papierosy
wyremontować w końcu sypialnię
zacząć codziennie biegać

Wszystkie te postanowienia są oczywiście bardzo dobre, tyle, że nie mają nic wspólnego z planowaniem średnioterminowym. To ostatnie polega bowiem na ustaleniu:

jakie cele chcemy osiągnąć do końca roku?
w jaki sposób zamierzamy to zrobić – w kolejnych krokach, rozpisanych na poszczególne miesiące;
jakie zadania musimy zrealizować w kolejnych miesiącach, ale i często tygodniach albo konkretnych dniach, aby te cele osiągnąć? (Np. 20 kwietnia jest konferencja, na której możemy uzyskać istotne informacje – należy ją mieć zaznaczoną w kalendarzu i odpowiednio wcześnie się do niej przygotować.)

Dopiero kiedy rozpatrzymy ten rok z podziałem na miesiące i konieczne zadania, możemy mówić o planowaniu.

4. Planowanie długoterminowe – 5 kolejnych lat

Jedno z najtrudniejszych zadań: określenie, co chcemy osiągnąć w ciągu najbliższych kilku lat. Może ich być 5, 7 czy nawet 10, to jest mniej istotne. Najważniejsze, żebyśmy mieli jasno sprecyzowaną wizję, jak w tym czasie ma się rozwijać:

nasze życie prywatne i rodzinne;
nasze życie towarzyskie;
nasza kariera zawodowa;
kształtowanie przez nas swojego otoczenia zgodnie z naszymi potrzebami.

Jeżeli tu i teraz jesteśmy na początku swojej drogi zawodowej, to jest to dobry moment żeby zastanowić się, jakie kolejne szczeble kariery planujemy przejść przez następne lata i na jakim znaleźć się stanowisku.

Jeśli akurat jesteśmy zakochani, to warto rozważyć na ile poważny jest to związek, czy planujemy małżeństwo, dzieci, w jaki sposób chcemy pogodzić życie rodzinne z pracą, na jakie ustępstwa trzeba będzie po obu stronach pójść.

Planowanie długoterminowe ma nam po prostu wyznaczyć odległą w czasie, ale jednocześnie względnie możliwą do zaplanowania celów. To zaś pozwoli nam – cofając się kolejno do planów średnioterminowych i krótkoterminowych – na bieżące planowanie sobie zadań, które nas do realizacji tych celów doprowadzą.

5. Zanim zaczniemy – planowanie strategiczne

Zanim zajmiemy się poprzednimi punktami, koniecznie powinniśmy bardzo poważnie zastanowić się nad tym, jak ma wyglądać nasze życie za kilkadziesiąt lat:

Kim chcemy wówczas być? Doświadczonym biznesmenem, przekazującym firmę dzieciom? Cenionym specjalistą, nadal zapraszanym na konsultacje czy spotkania branżowe? A może rewelacyjną fryzjerką, która wykształciła już kilka pokoleń równie utalentowanych pasjonatek tego zawodu? Nie wartościujmy, bo pod koniec życia i tak jest to obojętne – ważne, czy spędziliśmy życie robiąc to, co rzeczywiście chcieliśmy?

Jaką chcemy mieć rodzinę i relację z bliskimi? Czy marzy nam się gromadka wnuków (a może i prawnuków), przyjeżdżających z synami i córkami na święta? A może takie typowe, sielankowe, rodzinne obrazki to zupełnie nie dla nas i wolelibyśmy dzielić życie z jedną, konkretną, najbliższą osobą – dziecko zaś czy dzieci widywać bez „rodzinnych imprez”, na spokojnie, raz u nich, raz u nas? Może zaś w ogóle nie wyobrażamy sobie siebie w roli rodziców a potem dziadków? To również nasz i tylko nasz wybór.

Co chcemy mieć wartego wspominania z naszego życia? Nagrodę Nobla, wygrany prestiżowy konkurs taneczny, świetnych specjalistów wyszkolonych przez nas na uczelni? Szalone imprezy ze znajomymi, nie tylko z wczesnej młodości? Zwiedzenie krajów, które nas fascynują? Czy wystarczy nam, jeśli będziemy mogli powiedzieć, że zawsze byliśmy otoczeni bliskimi, na których my mogliśmy liczyć, a oni na nas – i nic poza tym nie jest dla nas ważniejsze?

Gdzie chcemy wówczas być? Mieszkać w centrum dużego miasta, w nowoczesnym mieszkaniu ze wszystkimi udogodnieniami, czy wolelibyśmy niewielki domek za miastem, nawet jeśli jest wokół niego mnóstwo pracy, ale za to niedaleko las do spacerowania i ogród, w którym rosną nasze własne warzywa i owoce? Może w ogóle marzy nam się przeprowadzka do innego miasta czy nawet kraju, który szczególnie nam się spodobał?

Odpowiedzi – szczere i prawdziwe – na te pytania wyznaczają kierunek, w którym powinny iść pozostałe sposoby i okresy planowania naszych kolejnych zadań, postępowania, dążeń i celów. I tylko znając odpowiedzi na nie możemy skutecznie zająć się zarówno jutrzejszym dniem, jak i miesiącami czy latami.

Potraktujmy je jako swoisty kierunkowskaz i porównujmy z nimi, czy to, co aktualnie robimy prowadzi nas do tego końcowego etapu, czy od niego oddala? Jeżeli to drugie, to znak, że czas zmienić swoje postępowanie i wrócić na „właściwą ścieżkę” prowadzącą do wyznaczonego celu. Umiejętne planowanie czasu i określenie celu w naszym życiu, jest niezbędne do osiągnięcia sukcesu!