Prokrastynacja to słowo, które już samo w sobie brzmi groźnie. Jest to jednak po prostu ciągłe odkładanie na później, różnych, często ważnych spraw, zamiast wykonania ich od razu czy w terminie, w jakim powinny być zrobione. Często mylona jest po prostu z lenistwem, ale tak naprawdę wynika z zupełnie innych przyczyn. Poznaj sposoby na walkę z prokrastynacją!

Prokrastynacja, czyli odkładanie na później

Mówiąc najprościej, prokrastynacja to chorobliwa niemożność zajęcia się tym, co mamy akurat do zrobienia i odkładanie pracy w czasie tak długo, jak tylko się da. W przeciwieństwie do zwykłego lenistwa, gdzie stwierdzamy po prostu, że nam się nie chce i tyle – w przypadku prokrastynacji owszem, chcemy, a nawet podejmujemy silną decyzję o tym, że określone zadanie wykonamy. Kiedy jednak przychodzi moment, w którym należy zabrać się do pracy, nagle znajdujemy dziesiątki istotniejszych spraw, wymówek i powodów, dla których jednak teraz się za to nie zabierzemy. Jakie są główne powody takiego postępowania i jak z nim walczyć?

Powód 1: Niechęć do zabrania się za zadanie nieprzyjemne, trudne, czasochłonne

Najczęściej odkładamy zajęcia: nudzące nas, wymagające wiele wysiłku, zajmujące sporo czasu. Po prostu już myśląc o nich czujemy się zmęczeni i nie mamy ochoty w ogóle ich zaczynać.

Jak z tym walczyć: Podzielmy długie i trudne zadania na krótsze i łatwiejsze etapy. Te już nie będą wzbudzać takiej niechęci, wykonamy je szybciej i bez większego stresu.

Powód 2: Lęk przed porażką

Jest to pochodna niskiej samooceny: boimy się, że zrobimy coś źle, efekt pracy będzie kiepski, nie damy rady wykonać jej dokładnie, rzetelnie i w sposób prawidłowy. Boimy się też, że osoba, która będzie to oceniać, pomyśli sobie, że po prostu nie nadajemy się do tych czynności.

Jak z tym walczyć: Skoro i tak robimy różne listy zadań, zacznijmy sobie na nich zaznaczać (najlepiej jakimś wyrazistym kolorem) te zadania, które udało nam się wykonać w terminie i w całości. Po pewnym czasie zbierze ich się całkiem sporo, co będzie jasnym zaprzeczeniem naszego przekonania, że „pewnie i tak mi się nie uda” – uda się, skoro tyle razy się udawało, to czemu nie teraz?

Powód 3: Przecenianie „skoku” motywacji pod koniec terminu

W czasach szkolnych wielu z nas przyzwyczaiło się, że zamiast systematycznej nauki, na kilka dni przed ważnym sprawdzianem nagle „dostaje kopa” i uczy się wszystkiego znacznie szybciej. Niestety, ta metoda nie działa na wiele czynności. Napisanie raportu mającego wyznaczoną objętość po prostu musi zająć określoną ilość czasu, niezależnie od tego, jak dużą będziemy mieć motywację do jego ukończenia.

Jak z tym walczyć: Przeanalizujmy kilka ostatnich spraw, które kończyliśmy dosłownie na ostanią chwilę. Owszem, motywacja była na pewno większa, bo gonił nas termin. Jak jednak wpływało to na efekt naszej pracy? Czy przypadkiem nie było tak, że nie zagłębialiśmy się w temat, traktując go pobieżnie z braku czasu – i ta spora motywacja okupiona jest gorszą jakością wykonanej pracy?

Powód 4: Nierealistyczna ocena czasu potrzebnego na wykonanie zadania

Ten powód jest związany z pierwszym: mało kto potrafi ocenić realnie czas niezbędny na wykonanie trudnego i długotrwałego zadania. Z tego powodu mamy wrażenie, że ciągle mamy jeszcze wystarczająco dużo czasu i nie musimy od razu zaczynać.

Jak z tym walczyć: Tu też rozbijmy temat na mniejsze zadania. Łatwo ocenimy, że zebranie informacji od pracowników zajmie nam godzinę. Nie wiemy jednak, ile czasu potrzebne jest nam na całość – zebranie danych, ich analizę, wyciągnięcie wniosków, opisanie sugestii poprawy efektywności. Po dokonaniu takiego podziału łatwiej jest określić realnie, czy zdążymy.

Powód 5: Brak umiejętności koncentrowania się na zadaniu

Przed oczami mamy raport, który męczymy od godziny i mamy go dość, a w głowie siedzi nam już tylko wizja wyjścia z pracy i zjedzenia smacznego obiadu. Koncentracja kompletnie wysiada, praca trwa coraz dłużej, za to spada efektywność.

Jak z tym walczyć: Zastosujmy Technikę Pomodoro, czyli dzielenie sobie pracy na 25-minutowe odcinki czasu, kiedy skupiamy się wyłącznie na swoim zadaniu – i kilkuminutowe przerwy, jakie możemy poświęcić na coś innego. Znacznie łatwiej jest skupić się na te 25 minut, podczas których akurat pracujemy – niż na następną godzinę, dwie czy trzy, jakie zajmie nam realizacja całego zadania.

Powód 6: Nadmierny perfekcjonizm

Tak długo planujemy, jak wykonać zadanie żeby wyszło nam perfekcyjnie, że brakuje nam czasu na jego realizację. Robimy więc wszystko w pośpiechu, klnąc przy tym, że znów nam nie wyszło tak, jak chcieliśmy. Następnym razem będziemy to pamiętać… i mieć jeszcze mniejszą motywację do rozpoczęcia pracy.

Jak z tym walczyć: Musimy przyswoić sobie pojęcie „wystarczająco dobrze” i przyzwyczaić się do jego stosowania w praktyce. Nie wszystko, co robimy, musi być absolutnie idealne i pozbawione wszelkich wad. Jeśli efekt nie jest perfekcyjny, ale spełnia swoje zadanie – to w zupełności wystarczy. Nie trzeba go szlifować przez następne kilka tygodni.

Powód 7: Kiepska organizacja pracy

Tutaj problem polega na tym, że w sumie nie wiemy, za co się zabrać najpierw, a co może poczekać. A jak już podejmiemy decyzję, to spędzamy najpierw sporo czasu na przygotowywaniu się do pracy, w jej trakcie zaś ciągle przypomina nam się, że potrzebujemy coś jeszcze zrobić albo znaleźć. Z tego powodu każde zadanie wydaje nam się skomplikowane i unikamy rozpoczynania kolejnego.

Jak z tym walczyć: Powinniśmy nauczyć się koniecznie:

• grupować zadania – Jeżeli mamy do zrobienia dwie podobne rzeczy, albo różne ale w pobliżu siebie (np. wizyta w urzędzie i na poczcie obok), planujmy je łącznie.

• delegować zadania – Rozdzielmy zadania według kompetencji współpracowników i zajmijmy się tym, co rzeczywiście musimy zrobić samodzielnie. Część spraw może spokojnie załatwić ktoś inny.

• określać dokładny plan dnia – Oprócz zadań określmy ich czas, miejsce, co będzie nam potrzebne. Siądziemy do pracy mając już wszystko ustalone i przygotowane – łatwiej będzie nam się skupić.

I na koniec: pozbądźmy się wszelkich „przeszkadzaczy”.

Wyłączmy serwisy społecznościowe i rozrywkowe, komunikatory, powiadomienia o mailach, dźwięk w komórce. Jeżeli stosujemy Technikę Pomodoro, to na wiadomość, maila czy telefon, odpowiemy najwyżej za kilkanaście minut – a mało jest spraw, które zaczekać tej krótkiej chwili nie mogą.

Odkładanie na później – warto z tym walczyć!

Rita Emmet w swojej książce „The Procrastinatorś Handbook” („Podręcznik prokrastynatora”) dokonała bardzo ważnej obserwacji: „strach przed wykonaniem danej czynności jest dla nas bardziej męczący, stresujący i wykańczający psychicznie, niż samo jej wykonanie” – i to bez względu na stopień skomplikowania zadania. Tracimy więc zupełnie niepotrzebnie mnóstwo energii, a i tak musimy przecież do tej pracy się zabrać.