Lepsza organizacja czasu znacznie ułatwia życie, pozwala nam nie tylko pracować wydajniej, ale i wygospodarować więcej czasu na przyjemności. Jest całkiem sporo zasad działania, których wprowadzenie nie tylko znacznie ułatwi nam wykonanie niezbędnych czynności, ale też i zostawi trochę czasu wolnego dla rodziny, znajomych czy po prostu na zawinięcie się w koc i dokończenie ciekawej książki. Zwiększy też motywację i efektywność robienia rzeczy i tak niezbędnych.

Rutyna: z czym nam się kojarzy?

W Internecie można znaleźć dziesiątki pytań i poradników typu „jak walczyć z rutyną?” – i to jest normalne, nikt nie potrafi dzień w dzień funkcjonować dokładnie identycznie jak wczoraj. Dlatego samo słowo „rutyna” kojarzy nam się negatywnie, niemal jak wojsko, z absolutnie stałym planem dnia i robieniem tych samych rzeczy.

Może jednak ona być bardzo przydatna

Rutyna sama w sobie to nic innego, niż skłonność do postępowania według stałych, utartych schematów. Tak, monotonnych – ale codzienne życie składa się właśnie z takich niezbyt ciekawych, a koniecznych do wykonania spraw. I tu właśnie rutyna jest świetnym narzędziem.

Kiedy prowadzimy samochód czy idziemy do sklepu, nie myślimy przecież o każdym kroku, zakręcie czy konieczności zwolnienia na danym odcinku. To są rzeczy, jakie robimy automatycznie, w ogóle się zwykle nad nimi nie zastanawiając. Podobnie możemy postępować z równie nie wymagającymi zastanawiania się nad każdym szczegółem sprawami zarówno w domu, jak i w pracy. Jakiegoś szczególnego skupienia nie trzeba na przykład podczas:

• wypełniania po raz kolejny tego samego w zasadzie dokumentu, różniącego się w zasadzie tylko datą i adresatem;
• segregowania dokumentów zalegających nam od miesiąca na biurku;
• wypełniania identycznych praktycznie druków sprawozdań;
• zmywania naczyń;
• prasowania ubrań, pościeli i innych;
• odkurzania, mycia podłogi, ścierania kurzu.

Jeżeli uda nam się te czynności wykonywać rutynowo, automatycznie, to zyskujemy naprawdę mnóstwo czasu na to, żeby przemyśleć inne sprawy, obejrzeć interesujący dokument w TV czy na komputerze, porozmawiać przez telefon z rodziną czy znajomymi, a może nawet i zadbać o kondycję (np. wypełniając ten raport na laptopie ustawionym na bieżni).

Rutyna u dziecka wybawieniem dla rodzica

Przyzwyczajenie dziecka do tego, że różne zdarzenia i czynności występują po sobie, pomaga dziecku odnaleźć się w otoczeniu i zrozumieć w pewnym sensie czas, którego jeszcze nie pojmuje tak, jak my. Po zabawie przychodzi czas sprzątania. Później idziemy się wykąpać, a następnie kładziemy do łóżka i śpimy. Podobnie rano: wstajemy, myjemy się, ubieramy, pakujemy śniadanie i wychodzimy do szkoły.

Nie ma niespodzianek, a więc i bunt „bo ja teraz chcę się bawić” o godzinie 21.00 szybko przestaje występować. W końcu o tej porze dziecko jest już w łóżku i wie doskonale, że pobawi się dalej jutro, po szkole czy przedszkolu.

Wyrabianie sobie konkretnych nawyków, a lepsza organizacja czasu

Jest to kwestia ściśle związana z rutyną. Ciężko nam jest postanowić sobie „o godzinie 6:30 idziemy przebiec 10 kilometrów”. Jeżeli jednak wpleciemy to w codzienną rutynę, przyzwyczaimy się szybko do pewnego schematu:

• wstajemy z łóżka, rozciągamy się, pijemy szklankę wody;
• idziemy do łazienki na poranną toaletę;
• wskakujemy w dres i buty do biegania i od razu wychodzimy z domu;w drodze powrotnej przechodzimy przez lokalny sklepik i kupujemy sobie „w nagrodę” coś pysznego na śniadanie.

Działa tu ta sama zasada, co u dziecka: jedna czynność następuje po drugiej, automatycznie więc wykonujemy poszczególne działania nie zastanawiając się nawet szczególnie nad tym, czy mamy na nie ochotę i czy w ogóle którąś z nich zrobić.

Organizacja czasu wolnego, a obowiązki

Możemy obejrzeć swój ulubiony serial, a potem nie wyrobić się z prasowaniem. Możemy też jednocześnie prasować i oglądać TV – zanim serial się skończy, my już zrobimy to, co należało.

Wypełnianie nudnego raportu nie za bardzo da się urozmaicić, można jednak przeplatać sobie zadania nieciekawe z takimi, które sprawiają nam przyjemność. A jeśli akurat jest ładna pogoda, wyjdźmy na taras, balkon, przed biuro i oddychając świeżym powietrzem zastanówmy się nad obecnym albo przyszłym zadaniem.

Wykorzystywanie wolnych chwil

Czekamy rano aż zagotuje się woda, a potem zaparzy kawa? Zamiast siedzieć i patrzeć w czajnik, spokojnie można w tym czasie ogarnąć szafki w kuchni czy umyć te kilka naczyń z poprzedniego wieczora.

Idziemy do urzędu odnieść firmowe dokumenty? Zabierzmy ze sobą faktury dla klientów mających niedaleko swoje biura, załatwmy zaświadczenie do przetargu czy weźmy informacje i ulotki z banku (może mają akurat jakieś ciekawe oferty dla firm?). Przy okazji, jeśli mamy po drodze sklep z artykułami biurowymi, nie zaszkodzi kupić spinaczy, papieru do drukarki czy innych kończących nam się rzeczy. I mamy jedno dłuższe wyjście zamiast kilku krótszych – zajmie nam to znacznie mniej czasu.

Jesteśmy już w łazience i myjemy zęby, twarz i ręce? Można zacząć od szybkiego przemycia zlewu i kranu, przetarcia lustra, deski klozetowej, zamiecenia podłogi. Łapiąc mydło, unieśmy mydelniczkę i pozbądźmy się zalegających tam nieczystości, pojawiających się nawet w najczystszej łazience.

Planowanie dnia: organizacja czasu pracy

Zmieńmy nieco sposób zapisywania list „do zrobienia”. Niech znajdą się na nich nie tylko wypunktowane sprawy do wykonania, ale także:

• Określenia typu „krytyczne”, „ważne i pilne”, „ważne ale mało pilne”, „nieszczególnie ważne”. Ustalimy od razu priorytety wykonywania zadań.
• Informacje typu „to lubię”, „to mnie nudzi”, „moje hobby”, „nie chcę ale muszę”. Widać od razu, co zrobimy szybko i łatwo, a z czym będzie problem.
• Dodawajmy opisy „do zrobienia koniecznie dzisiaj”, „może kilka dni poczekać”, „najlepiej do końca tygodnia”. Pozwoli nam to grupować zadania wykonywane blisko siebie, w podobny sposób, wymagające tych samych środków.

A najlepiej, jeśli koło każdego z zadań napiszemy też, co konkretnie jego wykonanie nam daje i w jaki sposób pomaga uporać się z listą rzeczy do wykonania. To z kolei solidna motywacja dla nas samych, bo skoro wiemy już, że dzięki nielubianej czynności osiągamy coś, co jest dla nas ważne, znacznie łatwiej jest się nam do niej zabrać.

Organizacja czasu pracy, a nasz rytm dnia

Rano czujemy się pełni energii? Zacznijmy więc od zadań, których nie lubimy, albo które są pracochłonne lub z innego powodu nieprzyjemne. Reszta dnia będzie nam się wydawała wówczas całkiem przyjemna.

Po południu mamy dołek fizyczny i emocjonalny? Na ten moment zostawmy sobie zadania automatyczne. Spokojnie je wówczas wykonamy, nie męcząc się i nie próbując za wszelką cenę skupiać na tym, co jest do zrobienia.

Około 17:00 – 18:00 nasze mięśnie i reszta ciała działają najbardziej efektywnie, najwyższa jest też temperatura, a efekty ćwiczeń najlepsze. Zostawmy więc sobie na te godziny jakieś bardziej zaawansowane treningi (przy czym dla osoby początkującej nawet te kilka przysiadów, pompek czy bieżnia to już jest całkiem porządny trening).

Wieczorem, kiedy robimy się powoli zmęczeni, jest dobry moment na to, żeby pooglądać sobie spokojnie TV i jednocześnie wykonać parę automatycznych czynności typu prasowanie, składanie ciuchów, wycieranie kurzy z mebli, etc. W przerwie na reklamę można wsadzić naczynia do zmywarki czy ciuchy do prania.

Jak więc idealnie ustalić sobie plan dnia?

Grunt, to po pierwsze nauczyć się skutecznego planowania, a po drugie robić odpowiednie rzeczy wtedy, kiedy akurat mamy dla nich najwięcej zapału, zamiast kłócić się ze swoim naturalnym rytmem dnia. Nie da się tak oczywiście ze wszystkim, ale naprawdę, większą część czynności spokojnie można w ten czy podobny sposób poukładać.