Organizacja eventu – od czego zacząć?

Eventy, organizuje się z wielu różnych powodów. Jednym z nich jest fakt, że organizator może wówczas wykazać się pomysłowością, i kreatywnością. Jednym słowem może pokazać, na co go stać. Ale żeby całe przedsięwzięcie było naprawdę udane, i dopięte na ostatni guzik, potrzeba wielu umiejętności, cierpliwości, i jednak doświadczenia – choć zdarza się, że i początkujący organizatorzy stworzą piękne wydarzenie dzięki odpowiedniemu planowi. Czy organizacja eventu zatem jest rozwiązaniem dla każdego? Od czego zacząć? Jak się za to zabrać?

Zróbmy jakiś event

Usłyszałeś pewnie nie raz, od swojego szefa, który rzucił coś tylko cicho pod nosem, być może nie do końca pewien swojej decyzji. Ale ty wiedziałeś, że to ma być dla ciebie wyzwanie, i że on oczekuje od ciebie kreatywności, i szybkiego działania, dlatego od razu zacząłeś się zastanawiać, jak by to mogło wyglądać. Pomysł wpadł tobie do głowy, i w zasadzie byłbyś gotów go przedstawić, ale co dalej? Przecież cała reszta związana z organizacją wydarzenia, również będzie po twojej stronie.

Organizacja eventu w pigułce

Jeśli właśnie w tej chwili również zastanawiasz się od czego zacząć, mamy dla ciebie krótki poradnik, krok po kroku, na temat organizacji eventów:

wypunktuj wszystko, co ważne. Pamiętaj, że organizacja dużego wydarzenia wiąże się z tym, że będziesz potrzebować do pomocy także innych osób – choć często nie łatwo jest dzielić się obowiązkami. Jednak by każdy z nich wiedział co powinien zrobić, musi otrzymać od ciebie jasny komunikat. Dlatego usiądź wygodnie, weź do ręki planner i długopis, i zrób dokładną rozpiskę – plan wydarzenia – jednocześnie przydzielając zadania reszcie ekipy. A później wydrukuj go kilka razy tak, żeby każdy mógł dostać własną kopię.
ustalenie terminu – kwestia BARDZO istotna, i powinna mieć miejsce zaraz po zrobieniu planu. Weź pod uwagę wszystko, co tylko możliwe, włącznie z warunkami atmosferycznymi. Pomyśl, że jeśli chcesz organizować event na zewnątrz, lepiej będzie jeśli wybierzesz miesiące letnie. Lub ew późną wiosnę, czy wczesną jesień. Zimą się to raczej nie uda. Dodatkowo musisz też dostosować termin do twoich gości. Zrób wcześniej rozeznanie wśród nich i dopytaj, jaki byłby dla nich najbardziej odpowiedni.
znajdź miejsce. To również bardzo istotna decyzja, od której w dużej mierze zależy powodzenie danego eventu. Musisz wziąć pod uwagę, jak wiele osób ma się spotkać, oraz jakiego typu to będzie wydarzenie, czy merytoryczne – wtedy przyda się scena i rzutnik, czy na przykład sportowe. Wówczas zwróć uwagę na sporą przestrzeń.
zaproś uczestników! Bo przecież bez nich nic się nie odbędzie. Dlatego kiedy już masz plan, wszelkie ustalenia, możesz rozesłać bezpośrednie zaproszenia do osób, które mogłyby być zainteresowane takim eventem, lub stworzyć wydarzenie na facebooku – fb nie tnie wtedy zasięgów, a jeśli poprosisz o udostępnienia, z pewnością wieść na temat wydarzenia będzie się szerzyć. Pamiętaj, by zawsze wysłać więcej zaproszeń, niż posiadasz miejsc, bo nigdy nie zdarza się tak, że przyjeżdżają dokładnie wszyscy. Zwłaszcza, jeśli twój event ma się odbyć dużo później od momentu deklaracji.
strona www to podstawa – oczywiście można udzielać bieżących informacji poprzez profil facebookowy, ale strona internetowa jest o tyle istotna, że nie ginie gdzieś w odmętach sieci, poza tym wygląda o wiele bardziej profesjonalnie. A przecież na tym tobie zależy, prawda? Umieść na takiej stronie podstawowe informacje o evencie, wymień też sponsorów, informacje kontaktowe, oraz ustalony plan spotkania. To będzie wizytówka nie tylko samego eventu, ale również jego organizatora.
a teraz reklama – punkt bardzo, ale to bardzo ważny. W ten sposób budujesz sobie prestiż wydarzenia. Dlatego już na początku znajdź media, które mogą być zainteresowane promowaniem twojego spotkania, i zaproponuj im patronat medialny. Im ich więcej, tym lepiej. Ważne, by każdy wrzucał na swoje strony unikalne treści. Najlepiej, jeśli samodzielnie przygotujesz notki prasowe, i podeślesz je odpowiednim osobom, a one już się nimi zajmą. Warto też zawalczyć o patronat telewizji, czy radio, albo prasy drukowanej. Im więcej patronów, tym chętniej zawitają do nas goście.
zaproś kogoś, kto przyciągnie uczestników. Może to być jakaś popularna osoba, która będzie miała coś ciekawego do powiedzenia, i chętnie wypisze autograf. Musisz jednak dopasować swojego gościa specjalnego do charakteru eventu. W przeciwnym razie osiągniesz odwrotny od zamierzonego efekt.
ważni są też prelegenci. Bo to oni mają dać merytoryczną wiedzę uczestnikom eventu, a skoro tak, to muszą tą wiedzę posiadać. W związku z tym sprawdź wcześniej kompetencje wszystkich prelegentów, by później nie żałować swojego wyboru.
przygotuj jakieś materiały dla uczestników – nie muszą to być prezenty, ale fajnie, jeśli każdy uczestnik będzie mógł dostać do ręki szczegółową rozpiskę tematów oraz ich skrót. Dzięki temu łatwiej utrwali wiedzę.
ważne jest też to, co po wydarzeniu. Powinieneś wymienić się kontaktami. Zebrać wizytówki. A po zakończeniu eventu – kilka dni po – rozesłać podziękowania dla wszystkich obecnych.