Jak napisać maila o współpracę?

Najpopularniejszą forma komunikacji, są właśnie maile. To właśnie za ich sposobem najczęściej się porozumiewamy. Dzięki mailom ustalamy też zasady współprac. Dlatego tak ważne jest to, by znać podstawowe zasady ich pisania. Dzięki temu uda się uniknąć wszelkich wpadek. Jak napisać maila, aby zdobyć dzięki niemu interesującą współpracę? Jak powinien on wyglądać, by osoba siedząca po drugiej stronie monitora od razu uznała, że warto podjąć z nami dyskusję, a wymiana maili nie będzie straconym czasem? Przedstawiamy wam kilka zasad poprawnego budowania maili. Dostosujcie się do nich, a unikniecie wszelkich pułapek, związanych z przygotowywaniem treści. Sprawdźcie, o czym dokładnie mówimy!

Zacznij od maila

I nie chodzi tutaj o treść wiadomości a o to, by twój email nie składał się z kompromitującego zlepka słów. Dlatego jeśli zakładasz sobie adres mailowy, koniecznie weź pod uwagę to, że jeżeli masz zamiar rozsyłać z niego wiadomości do marek, z którymi chcesz współpracować, to możesz zostać z miejsca oceniony.

Najlepiej, by adres mailowy składał się z twojego imienia i nazwiska, a jeśli prowadzisz jakąś firmę, czy bloga, to pierwszym członem maila może być też jej – czy jego – nazwa. To zawsze brzmi dobrze i kojarzy się z marką. A swojej marki nie powinieneś się wstydzić, i powinno tobie zależeć na jej promowaniu.

Warto też zadbać o to, by adres mailowy posiadał domenę z końcówką „pl”. Brzmi to zdecydowanie bardziej poważnie niż wszystkie te końcówki typu : wp, gmail, czy poczta.onet.pl .

Jak napisać maila?

Zadbaj o odpowiedni temat wiadomości. Jest to kwestia niezwykle istotna, by odbiorca twojej treści wiedział z miejsca, o czym do niego piszesz. Wówczas będzie mógł od razu ustanowić priorytety i stwierdzić, czy przeczytać twoją wiadomość od razu, czy może ona chwilę poczekać.

Musisz wiedzieć, że od tytułu wiadomości może tak naprawdę zależeć wszystko. Kiedy agencje marketingowe dostają po kilkaset wiadomości dziennie od blogerów, które mają taki sam tytuł : zwykle współpraca, to zdarza się, że nawet ich nie czytają. Zwłaszcza w przypadku, kiedy wcale nie poszukują nowych osób do współpracy.

Jeżeli chcesz od razu pokazać, że się jakoś wyróżniasz, pomyśl nad konkretnym tytułem. Kiedyś, do skrzynki redakcyjnej wpadł mail, od pewnej dziewczyny, które organizowała zbiórkę dla chorego dziecka. Ponieważ przychodzą ich codziennie dziesiątki, niekoniecznie mieliśmy ochotę czytać kolejny – nie uda nam się zbawić całego świata, choć byśmy chcieli, jednak nie możemy udostępniać wciąż próśb o zbiórkę pieniędzy. Ale tytuł wiadomości od tej dziewczyny był na tyle przekonywujący, że otworzyliśmy maila, w którego treści również kryło się kilka „kwiatków”.

Bo równie istotna jest treść

Tytuł wiadomość, robi pierwsze wrażenie – podobnie jak sam adres email. Natomiast to właśnie jej treść, jest prawdziwą wisienką na torbie, która albo sprawia, że chcemy podjąć współpracę z daną osobą, albo że zaszufladkujemy ją do konkretnej grupy osób.

Zacznij od przywitania. Witam – brzmi tak bardzo wyniośle. Lepiej postawić już na tradycyjne dzień dobry, choć idealnie sprawdzi się też formułka: „Szanowni Państwo”. Oczywiście forma przywitania zależna jest głównie od tego, do kogo kierujemy naszego maila.

Dalsza część maila, powinna być odpowiednio sformatowana. Mamy obowiązek zadbać o to, by treść się ze sobą nie zlewała, a wiadomość była czytelna. Stosowanie nagłówków jest wskazane – nie musimy pomijać tego punktu. Zwłaszcza, jeśli nasz maila jest długi. Wtedy łatwiej wyłapać najważniejsze jego aspekty, bo oznaczamy je kolejnymi nagłówkami.

Sama treść, powinna przykuć uwagę odbiorcy. Załóżmy, że piszemy maila do marki, z którą chcemy współpracować. Po krótkim przedstawieniu się, należy opisać dokładnie to, co możemy danej marce zaproponować. Dlatego istotne jest to, żeby nie rozsyłać tak zwanych masówek, i do każdej wiadomości podejść indywidualnie, a wcześniej dokładnie zapoznać się z ofertą danej marki.

Dobrze, jeżeli mamy możliwość udokumentowania naszych wcześniejszych działań. To daje od razu marce obraz tego, co tak naprawdę potrafimy zrobić. Jeśli nasze portfolio jest bogate i różnorodne – tym lepiej dla nas. Im więcej punktu na liście portfolio, tym bardziej łakomym kąskiem będziemy dla wszelkich agencji reklamowych i różnych marek.

Pojawia się też pytanie o stosowanie emotikon. Są one coraz bardziej popularne, i pozwalają zastępować słowa. Większość z nas je uwielbia choć są osoby, które uznają, że stosowanie emotikon w korespondencji branżowej to objaw braku szacunku do drugiej strony. My jednak uważamy, że emotikony to fajne rozwiązanie, o ile z nimi nie przesadzamy. Bo to dzięki nim tak naprawdę można często rozszyfrować, co adresat miał na myśli, i z jakimi emocjami wiążą się słowa, które kieruje w naszą stronę.

Choć przyznać trzeba, że korespondencja służbowa powinna być poważna. A emotki takie nie są. Dlatego lepiej zostawiajmy je na wymianę myśli z przyjaciółmi, czy rodziną chyba,że jesteśmy już na tym etapie, że druga strona również je stosuje. Wówczas nie musimy czuć się skrępowani, i także możemy wyrażać nasze odczucia poprzez morze emotikon.

Nie tylko elegancko zaczynaj

Ale też elegancko kończ. Podsumuj ładnie całą wiadomość, potraktuj swojego maila jak rozprawkę, którą pisałeś na zajęcia języka polskiego. Wstęp, rozwinięcie, zakończenie, pamiętasz? Teraz już widzisz, po co były te wielorazowe ćwiczenia. Dzięki nim, potrafisz doskonale skleić wartościowego maila, który dodatkowo przyciągnie odbiorcę, na którym tobie zależy.